Transfert de documents

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Nous vous proposons l'utilisation de logiciels gratuits comme Slack ou WeTransfer. N'hésitez pas à nous demander la notice pour ces outils ou bien l'installation et la mise en place de ceux-ci sur votre ordinateur. 

Vous pouvez nous envoyer un mail avec les documents à traiter en pièce jointe, ou bien un lien Google drive à l'adresse suivante : contact@apigestion.com.

S'il s'agit de documents papiers, vous pouvez les numériser avant l'envoi par mail, nous pouvons également les récupérer lors de notre rendez-vous sur site.

Rappel de sécurité avant tout transfert


Il est primordial que vous gardiez une copie des documents remis à votre Assistante. Dans tous les cas vous restez le propriétaire de ces documents.

 

API Gestion s'engage à garder confidentiel toutes les informations (papiers, propos, informatique) échangées avec son client.

 

Tous les documents fournis par le client seront traités avec le plus grand soin et lui seront restitués avec la facture.

Pré-comptabilité

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Facturation client :

Création de devis client, validation, bon de commande, facture, envoi des factures aux clients, dépôt sur une plateforme dédiée, chorus pro pour les établissements publics si nécessaire, mail ou courrier, suivi règlements, relances clients, rapprochement bancaire.

Facturation fournisseurs :

Demande de devis, validation, bon de commande, réception, paiement de la facture, rapprochement bancaire.

Notes de frais :

Récupération des tickets, saisie dans votre logiciel, rapprochement bancaire.

Gestion des achats :

Récupération des factures sur divers sites, traitement des factures qui arrivent par courrier ou par mail, récupération des tickets ou factures obtenus en magasin, saisie dans votre logiciel, rapprochement bancaire.

Export comptable :

Export des écritures et leurs pièces jointes associées vers un fichier excel au format adapté à son logiciel de comptabilité .

Plus de risque d'oubli ou de factures perdues, simplification de vos rapports avec votre expert comptable, possibilité de négocier ses honoraires grâce à une pré-comptabilité claire, il n'aura plus qu'à valider les comptes et les écritures.

Gestion de votre trésorerie optimisée et visibilité en temps réel.

Les logiciels

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Vous pouvez partager vos logiciels avec votre Assistante en toute confidentialité.

Pour un logiciel interne : Votre Assistante vient sur le site de votre entreprise ou chez vous pour installer votre logiciel sur son ordinateur et faire un transfert d'informations (suivant les données que vous souhaitez partager).

Pour un logiciel en ligne : Vous créez un accès limité ou non à votre Assistante.

 

Agendas en ligne, Google Workspace, boîte mail, comptabilité ou pré-comptabilité, CRM, ERP, pack office, contrôle à distance, sécurité etc ...

Vous n'êtes pas encore équipé, nous sommes en mesure de vous conseiller sur le choix de votre logiciel en fonction de votre activité et de vos besoins.

 

Nous pouvons procéder à l'installation des logiciels souhaités, leur mise en service, la création et/ou l'importation de votre base de données et de votre historique.

Une mini formation vous sera proposée ainsi qu'un suivi continu par la suite en cas de besoin.

Organisation classement

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API Gestion est dans une démarche éco-responsable et incite les professionnels ou particuliers à réduire leur consommation de papier, utilisation d'encre et envois par courrier.

Cette transition peut parfois paraitre insurmontable mais avec les bons outils et un accompagnement adapté à chaque étape, tout vous paraitra plus clair et plus simple.

Plusieurs avantages à vous inscrire dans cette démarche :

  • Retrouvez vos documents plus facilement en tapant leur nom dans la barre de recherche, que vous soyez au bureau, à l'extérieur ou à la maison.

  • Transférez rapidement vos documents par mail si nécessaire.

  • Economisez sur vos frais de fournitures administratives et l'achat de matériel et de consommables.

  • Facilitez le télétravail.

  • Gagnez de la place dans vos locaux.

  • Accélérez vos démarches.

  • Faites vous payer plus rapidement.

  • Donnez accès aux documents à votre comptable.

  • Aides de l'état selon éligibilité.

Là encore, une mini formation vous sera proposée ainsi qu'un suivi continu par la suite en cas de besoin.

Classement des documents papier :

Traitement, tri, classement de chaque document selon votre méthode ou celle mise en place par nos soins, à l'aide de classeurs, pochettes, dossiers suspendus etc...

Classement des documents dématérialisés :

Numérisation de vos documents dans un dossier partagé en ligne, création de droits d'accès en fonction des postes et des utilisateurs, sur un serveur ou un disque dur externe (nous vous recommandons de sauvegarder vos documents régulièrement).

Nous appliquerons une même méthode pour vos documents papier, dématérialisés et votre boite mail avec une codification identique.